PlaniDoc

Objectifs

La plupart des établissements d'enseignement secondaire gèrent l'accès au CDI de façon manuelle : inscription auprès des responsables de niveau, pointage sur feuille de présence, etc. Bien souvent, cette lourdeur administrative est si chronophage qu'on l'abandonne et que l'on ouvre simplement le CDI aux premiers arrivés.

Outre le manque d'efficacité et d'autonomie pour les élèves, cela pose aussi un problème de visibilité pour les professeurs documentalistes : comment, avec des listes sur papier, visualiser rapidement le nombre de places libres sur un créneau horaire, ou compiler des statistiques pour la direction ?

Le premier objectif de PlaniDoc est de répondre à cette situation, et donc de faire gagner du temps aux professeurs documentalistes.

Le deuxième point fort de PlaniDoc, c'est la communication : dématérialiser le processus d'inscription ne réduit pas l'échange entre élèves et enseignants, bien au contraire. En simplifiant ce processus, on maximise le rôle pédagogique du CDI ; l'élève gagne en autonomie, et l'enseignant accède plus facilement aux informations dont il a besoin pour planifier son travail

Et puisque l'on parle d'accès, c'est le troisième atout de PlaniDoc : être accessible de partout, n'importe quand. Selon les paramètres définis par l'établissement, l'élève peut effectuer une réservation de chez lui, ou depuis son smartphone. La/le professeur documentaliste peut également se connecter ailleurs qu'au CDI. Tous les équipements connectés modernes peuvent utiliser PlaniDoc : ordinateurs (PC, Mac, Linux), tablettes, téléphones... Seule la connexion Internet est indispensable.

Fonctionnalités

L'application est utilisée par trois publics distincts : les élèves, les documentalistes, et l'équipe éducative (professeurs, surveillants, administratifs).

Elève

• réserver une place, pour soi ou pour son groupe
• confirmer sa présence
• contacter la/le documentaliste par écrit

Professeur documentaliste

1. Configurer
   • les paramètres de l'établissement : salles (nombre, capacité), tranches horaires, classes/élèves, activités, congés, etc
   • les textes publics (page d'accueil, mails envoyés...)
2. Consulter
   • l'agenda général du CDI : vue calendaire ou par tranche horaire (couleur selon le taux de remplissage)
   • l'activité récente : tranche horaire en cours (+ précédente et suivante) en vue détaillée, dernières réservations saisies
   • les alertes : réservations non confirmées, taux de remplissage élevé pour une date lointaine...
   • les statistiques annuelles de fréquentation et d'utilisation du CDI
3. Administrer
   • les comptes documentalistes et professeurs
   • les exclusions temporaires
   • les groupes d'élèves
   • les réservations manuelles : blocage d'une salle pour une classe, réservation pour un élève/groupe n'ayant pas pu la faire
4. Communiquer
   • médias possibles : email, impression, enregistrement pdf
   • données transmises : liste de présence, compilation de listes, statistiques textuelles ou graphiques

Surveillant / Enseignant / Responsable de niveau

• consulter les listes de présence ou de réservation
• signaler l'absence d'un élève
• demander des informations complémentaires

Chaque collège, chaque lycée a son mode de fonctionnement et ses spécificités. Nous avons conçu PlaniDoc pour répondre à un maximum de situations, et nous continuons à le faire évoluer grâce aux suggestions des établissements partenaires.

Par exemple, les professeurs-documentalistes peuvent permettre aux élèves de s'inscrire :

• à l'avance, puis en confirmant leur présence en arrivant au CDI (en saisissant simplement leur mot de passe)
• à l'avance, avec pointage de présence par la/le documentaliste
• à l'avance, sans confirmation de présence
• sans réservation, en arrivant au CDI (saisie par l'élève ou par la/le documentaliste)

Comment s'abonner ?

PlaniDoc est utilisé depuis la rentrée scolaire 2014 dans plusieurs établissements-pilotes, et sera disponible à tous à partir de septembre 2015. Il est accessible immédiatement depuis n'importe quel dispositif connecté à Internet (aucune installation n'est requise) ; pour un confort maximal, nous vous recommandons d'utiliser un navigateur performant tel que Mozilla Firefox ou Google Chrome.

L'accès à l'application est permis par un abonnement annuel calculé selon le nombre d’élèves inscrits pour l’année scolaire en cours :

• < 400 élèves : 100 € / an
• < 550 élèves : 150 € / an
• < 700 élèves : 200 € / an
• < 850 élèves : 250 € / an
• ≥ 850 élèves : 300 € / an

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